اين مقالات تنها جهت اطلاعت عمومي براي افراد بازديد كننده است و درج آنها به معناي تاييد آنها از طرف موسسه نيست.

* اشغال فضاي بيشتر
بخشي از زبان حالات ممكن است برايتان مفيد باشد، در صورتي‌كه بخواهيد به صحبتهاي قطع شده خود ادامه دهيد و يا كنترل بيشتري بر خود و ديگران داشته باشيد، مي‌توانيد از زبان حالات بهره‌جوييد. منشا اين تكنيك در هنرهاي رزمي و روشهاي دفاع شخصي مي‌باشد.
شما در هر وضعيت اشراف وافري بر موضوع و جلسه داريد، مهم نيست كه ايستاده باشيد يا نشسته، فقط:
1) طبق تمرين نفس كشيدن، تنفستان را منظم نماييد.
2) انرژي كه از اطرافتان به بيرون متصاعد مي‌شود را مثل شعاعهايي از نور تصور كنيد.
تأثير اين كار، ريلكس شدن و منبسط شدن بدن و شخصيتتان مي‌باشد.
افراد با انجام آن، به نظر مي‌رسند بزرگ شده يا فضاي بيشتري را اشغال مي‌كنند. علاوه بر اينكه اين روش به ادامه صحبتهايتان، در جلسات مشكل كمك مي‌نمايد، يك شيوه مناسب براي پذيرايي از خود در رستورانهاي شلوغ نيز محسوب مي‌شود.

* افراد ساكت جلسه
هر سازمان در جلسات خود داراي افراد ساكت مي‌باشد.
شايد خود شما گاهي يكي از آنها باشيد. افراد خموش حاضر در جلسات بسيار مزاحم هستند زيرا آنها بدون مشاركت و ارائه هر گونه نظر در جلسات حضور پيدا مي‌كنند و به تيم خودشان بدون اينكه به هيچ‌يك از سوالاتي كه در نزد خود نگاهداشته‌اند پاسخ داده شود باز مي‌گردند.
احتمال اين وجود دارد كه آنها در مورد جلسه، شركت‌كنندگان و تصميمات اتخاذ شده بازخورهاي منفي ارائه بدهند.

* ايجاد شوق به شكل قاطعانه
چگونه در افراد ساكت در جلسات، ايجاد شوق براي شركت كردن در بحثها نماييم؟ شنيدن فعالانه صحبتهاي آنان، همين‌كه تصميم به صحبت كردن نمايند، ضروري است. اما ايجاد شوق به شكل قاطعانه، تكنيك لازم براي واداشتن آنها به صحبت مي‌باشد. صريحترين شكل اين كار مي‌تواند با گفتن اين جمله صورت گيرد:
- شنيدن نظر شما راجع به اين موضوع براي جلسه اهميت دارد.
ممكن است بخواهيد اين واقعيت را نشان دهيد كه شما قبلاً شاهد چنين رفتاري از سوي آنان بوده‌ايد:
- در گذشته هم وقتي‌كه در مورد موضوعي، هيچ پيشنهادي مطرح نشد بعداً با گلايه و مسائل تازه روبرو شديم، آيا الان مي‌توانيد به ما نظرتان را در مورد موضوع مورد بحث ارائه دهيد؟

* شايد بخواهيد يك تشويق سازنده انجام دهيد:
- شنيدن نظرات شما در اين مرحله خيلي سودمند است.
- ايجاد فضا براي شنيدن نظرات
<!--pagebreak-->


* فضايي را براي جلب موافقت يا اعتراض ايجاد كنيد:
- آيا مي‌توانيم فرض كنيم كه هيچ مشكلي با اين مسئله وجود ندارد؟
- آيا همه، هر آنچه را كه لازم مي‌ديدند گفته‌اند؟
- بنابراين بعداً هيچ عذري براي شكايتها يا انتقادات جداگانه از سوي كسي پذيرفته نخواهد بود.

* حصول نتيجه در وقت موعد:
وقتي نيرو و توان يك سازمان به هدر مي‌رود كه تمام اتفاقات جلسات فقط اين باشد كه جلسات بيشتري برگزار گردد. بنابراين شركت كنندگان جلسه واقعاً بايد براي رسيدن به تصميمات عيني در مورد موضوعات مورد بررسي در جلسه در هر موقعيت ممكن تلاش كنند.
در حالت مطلوب، رئيس جلسه مسئوليت تنظيم سرعت آن را بر عهده دارد، بطوريكه بررسي و بحث تمام موارد دستور جلسه به موقع امكان‌پذير باشد. اگر رئيس براي اين امر به حد كافي فعاليت و ابتكار از خود نشان نمي‌دهد، اعضاي ديگر جلسه مجبور به تنظيم سرعت كار جلسه خواهند بود بطوريكه تمام موضوعات مورد نظر بصورت دلخواه مورد بررسي قرار بگيرد.

* سرعت بخشيدن به جلسات بصورت قاطعانه:
از جملاتي كه بطور قاطعانه سرعت جلسات را افزايش مي‌دهد استفاده كنيد.
- ما به نيم ساعت پاياني جلسه نزديك مي‌شويم، پس بهتر است تا آنجا كه مي‌توانيد مطالب را مختصر ارائه دهيد.
- ما حدوداً 10 دقيقه وقت داريم، آيا مي‌توانيد بطور خلاصه پيشنهادها را ارائه دهيد؟
- همانطور كه مي‌بينم وقت ما تقريباً به پايان رسيده است، پس خيلي مايلم همگي موافقت خودشان را با ... اعلام كنند.
تمام كارهايي را كه ناتمام مانده تا آنجا كه حس مي‌كنيد مفيد است به اتمام برسانيد.

* قطع قاطعانه صحبتهاي ديگران:
اگر نياز به قطع كردن صحبتها پيدا كرديد از مهارتهاي قاطعانه خود كمك بگيريد:
در اين مرحله بايد موارد، بصورت خلاصه شده بيان شود.
به صحبتهايتان ادامه بدهيد اما تا آنجا كه مي‌توانيد مختصر و مفيد باشد و قاطعيت مي‌تواند از سوي رياست جلسه مفيد واقع گردد.
همانگونه كه مي‌بينم فقط 20 دقيقه وقت برايمان باقي مانده است، بنابراين بهتر است هدف جلسه، اتمام بحث راجع به مورد هشتم باشد. تمام مهارتهاي برشمرده از قاطعيت در اين فصل از ايجاد حس اعتماد به نفس گرفته تا توانايي قاطعانه سرعت بخشيدن به روند جلسات را مي‌توان براي دستيابي به يك نتيجه مطلوب مورد استفاده قرار داد. مهم اين است كه در مورد ارائه نظرات يا اعتبار بخشيدن به مشاركتتان، شنيدن و بازنگري پيشنهادهاي ديگران قاطع باشيد، در حد ممكن از نيروهاي موثر بر جلسات آگاهي يابيد. اين امر به شما كمك خواهد نمود تا بر جلسات طي چارچوب زماني پيش رويتان تأثير گذارده و آنها را به طرف نتيجه يا نتايج مورد دلخواه خودتان و سازماني كه در آن خدمت مي‌كنيد سوق دهيد.

نويسنده: Paddy O' Brien مترجم: عبدالناصر كركه آبادي

برگرفته از سايت رفاه نيوز

© کپی رایت توسط موسسه فرهنگی هنری قلم صنع (کلیه حقوق مادی و معنوی مربوط و متعلق به این سایت است.)
برداشت مقالات فقط با اجازه کتبی و ذکر منبع امکان پذیر است.

نوشته شده در تاریخ: 1386/11/20 (368 مشاهده)